技术写作项目建议书

说服读者接受作者想法的文件叫做提案。RFP要求技术建议书和成本建议书。

有两种建议。

1. 外部的建议
2. 内部的建议

答:外部建议:

在外部建议中，一个公司响应另一个公司关于政府的问题解决方案的请求。它的范围从长(100页或更多)到短(4-5页)。

公司为赢得工作合同而撰写外部建议书。政府机关和大、小企业会向政府提交计划书，说明项目内容和具体说明。收到RFP的公司撰写建议书。一个团队收集一份文件，表明该公司有管理专业知识、技术诀窍和适当的预算来开发项目。

在收到所有的建议书后，请求建议书的公司将建议书交给一个评估组，评估组在对技术管理和成本部分进行评审后，选出最佳建议书。

策划外部建议

要写一份外部提案，你必须考虑你的受众，研究情况，使用视觉辅助，遵循这类文件的通常形式。

1.考虑到观众:

通常你的听众在书面声明(RFP)或采访中向你表达问题。你必须评估他们的技术意识，并据此写作。要想有效地给他们写信，应该

1. 满足他们所表达的每一个需求
2. 清楚地解释你的提案如何满足他们的需求
3. 解释技术数据的相关性。

2.研究现状:

为了有效地写提案，你必须清楚地了解你的客户的需求，以及你自己的服务。你必须通过采访他们或阅读他们的印刷材料来研究他们的需求。

3.使用视觉教具:

许多类型的视觉辅助，如表格，地图等可能适合你的建议。你的目标是说服决策者，只有你的方法才是最好的方法;好的视觉效果是直接和戏剧性的，能把你的客户吸引到文件中。

撰写外部建议书-组织

要写外部建议书，请遵循通常的格式。建议的四个主要部分是:

执行概要:

执行摘要包含旨在说服执行者应该收到合同的信息。它应以明确的措辞说明技术、管理和财政部门的内容。这个部分的设计通常是为了让非技术人员对建议感到舒适。

b.撰写技术部分:

提案的技术部分首先说明要解决的问题。提议者必须清楚地证明他们理解客户的期望。提案应说明其解决问题的方法。

c.撰写管理部分:

本节描述与项目直接相关的人员。提案作者必须解释什么样的技术人员和管理水平将对项目的成功负责。在大型外部提案中，该部分通常包含组织图和简历。简而言之，本节通常解释人员资格和公司在其他类似项目中的成功。

d.撰写财务部分

财务部分提供了提案中每个项目的费用细目。通常这部分不只是成本表。有时你只需要简单的介绍和表格，但如果你需要解释某些数字的重要性，那么就这么做。

B.内部建议

在内部提案中，部门的员工敦促公司的其他人接受一个想法或为研究设备提供资金。内部建议分为两类:

1. 分配的建议
2. Uncolicited提议

1.分配的建议:

在指定的提案中，员工为给定的问题编写解决方案。他不需要确定这个问题。

2.不请自来的建议:

在主动提出的建议中，作者写出了自己发现的问题的解决办法。

策划内部建议

建议的目的是说服权威人士或团体允许作者实施他的想法。为了达到这一目标，作者必须考虑受众，使用视觉辅助，理解组织原则和设计格式。

一、考虑听众

作者至少从三个方面考虑提案的受众;根据他们的参与程度，他们的知识和权威。

a.观众参与程度如何

在大多数情况下，读者要么指定了建议，要么没有意识到问题。在指定的建议中，作者不必确定问题是一个问题;但他或她必须表明，该建议将如何解决问题。如果提案没有被指定，那么他首先说服听众这个问题是一个问题，然后他提供一个令人信服的解决方案。

b.观众的知识有多丰富。

听众可能知道提案中涉及的概念和事实，也可能不知道。如果听众的知识不够丰富，要注意定义术语，给出背景信息，并使用常见的例子。

c.观众有多大的权威?

听众可能会也可能不会对你提出的解决方案进行命令执行。经理可能会指派作者调查某些问题，但最有可能的是，经理必须将建议提交给更高的权威机构，才能得到批准。

2考虑你自己的立场

你自己的立场反映了观众的立场。如果你被指派写提案，你不需要确定问题是一个问题，但你必须表明你提出的解决方案是如何匹配问题的维度的。如果你发现了问题，那么你必须确定这个问题是一个问题，然后解释你的解决方案。

3使用视觉辅助

由于提案可能会有多个受众，视觉辅助可以增强其影响力。可视化可以支持提案的任何部分——问题、解决方案、实现甚至好处。

撰写/组织内部提案

作者应该围绕四个问题组织提案。

有什么问题吗?

描述问题是提案的关键部分。你必须确定关于这个问题的三件事。

1. 的数据
2. 意义
3. 的原因

设计提案

要设计提案，选择适当的格式，无论是正式的还是非正式的。正式的提案会有标题页、目录和摘要。非正式提案的格式可以是预先打印好的备忘录报告。格式取决于公司的政策和提案在层级中的距离——通常距离越短，格式就越不正式。而且，建议的重要性越低，格式就越不正式。

使用介绍来引导读者

引言必须引导读者了解作者的问题和解决方法。引言部分通常包含一个单独的总结段落，______正文的主要打印部分。如果正文包含关于解决方案、效益、成本、实施和被拒绝的替代方案的章节，则摘要应包含相同的打印内容。

利用讨论来说服你的听众

讨论部分包含了所有你必须展示给听众的详细信息。一个常见的方法是这样的:

这个问题

1. 问题的解释
2. 问题的原因

解决方案

1. 解决方案的细节
2. 解决方案的好处
3. 解决方案满足标准的方法

上下文

• 实施解决方案的时间表
• 人员
• 解决方案否决了

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